経費精算に適した小口現金制度

会社が活動するということはイコールお金が動くということでもあります。そのため、常にお金の出入りが発生するのは避けられません。またすべてを現金で取引するのは安全上も物量的にも無理があるため、銀行振込などが中心になります。しかし、日々の細かい経費精算などについていちいち振込みで行うのもかえって面倒になるため、少額の現金をあらかじめ一定量引き出して小口の金庫に入れ、経費精算をこの小口現金で出し入れするようにします。そして、一か月に一度等の頻度で、何にいくら使っていくら減ったというのを各部署が経理に報告をし、経費を精算し、その上で使った金額を同じ現金額を補充して元の残高に戻して再スタートするというシステムを採用しているところも多いです。これが小口現金制度と呼ばれるもので、機動的な入出金と合理的な管理が料率した優れたシステムだといえるでしょう。

経費精算に適した小口現金制度の種類

少額の現金を経費を使う各部署で管理し、それぞれの経費精算をその小口現金で行い、月末等にいくら何につかったかと合わせて残高を経理に報告し、ここでまとめて経費計上が行われ、経費として使われたことによって減少した残高に使った額と同額の補充を受けてまた再スタートする制度、これを小口現金制度といいます。経理が一括して管理する方法より、別の部署が管理した方が合理的である場合(場所が離れている、営業のように出入りと精算が激しいなど)にはこの方法が採られることが多いです。そしてこの小口現金制度には2種類の方法があります。一つが毎月末日(末日とは限らないが一定の決められた日)に報告を受けた経理が即日減少金額を補充し、小口現金担当者はまた元通りの金額から次の月の取引の管理を始める方法です。もう一つは、報告は月末までに受けて、不足分の補充は翌月1日という扱いをする方法です。いずれも大きな差はありませんし、もちろん経費計上のタイミングには影響を与えません。

経費精算のやり方について。

経費精算は従業員が会社の経費をポケットマネーで立て替えた際、会社から立て替え分のお金をいただく事です。もちろん、経理担当にお金下さいといって貰える訳ではなく、経費精算というルールに則って、お金いただく事になります。必ず必要なものは、領収書です。確かに購入したという証明書になります。領収書と言われると、多くの人はレジから印字されるレシートは駄目、手書きの領収書でないと精算出来ないと思いがちですが、レシートも手書きの領収書も同じです。むしろ最近のレシートは購入明細が印字されているので、レシートの方が経理担当としては尚良いです。領収書は但し書きでお品代とする事があり、何を購入したのか隠すことが可能だからです。宛名については、無くても問題ありません。経費精算で購入したものと目的を記載して、上長の承認を貰う事によって、更に経理がチェックをする事により、その会社で使われたものかどうかは判断がつきます。以外と時間がかかりますがなるべくシンプルに処理したいものですね。

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